13.07.2021
Autor: Jarosław Kruk - radca prawny, partner zarządzający | Sylwia Działo - prawnik
Początkowym terminem wejścia w życie ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. był dzień 1 lipca 2021 r. Ze względu jednak na pandemię oraz utrudnioną możliwość przeprowadzenia testów i szkoleń dla użytkowników, rząd zdecydował się, na przedłużenie tego okresu do 5 października 2021 r. Wprowadzenie e-doręczeń stanowi jeden z celów Programu Zintegrowanej Informatyzacji Państwa (PZIP), stanowiącego załącznik do uchwały nr 1/2014 Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2014 r. w sprawie przyjęcia programu rozwoju „Program Zintegrowanej Informatyzacji Państwa”, zmienionej uchwałą nr 117/2016 Rady Ministrów z dnia 27 września 2016 r. oraz uchwałą nr 109/2019 Rady Ministrów z dnia 24 września 2019 r.
Głównym celem zmian jest usprawnienie funkcjonowania administracji publicznej, świadczącej wysokiej jakości usługi z wykorzystaniem nowoczesnych technologii informatycznych w celu rozwijania społeczeństwa i gospodarki. Do tej pory możliwość nadania lub otrzymywania pism w formie elektronicznej mogła odbywać się na przykład w ramach elektronicznego postępowania upominawczego lub za pośrednictwem platformy ePUAP, jednak droga ta jest skuteczna tylko w komunikacji z podmiotami publicznymi i tylko w ramach spraw wszczętych elektronicznie lub dla których została wyrażona zgoda na doręczanie elektroniczne.
Ustawa o doręczeniach elektronicznych wprowadza możliwość zadecydowania przez określony podmiot czy chce nadawać i otrzymywać korespondencję ze skutkiem prawnym np. z/do organów administracji publicznej, w formie listowej czy na skrzynkę elektroniczną. Co istotne, każdy podmiot, obywatel i przedsiębiorca będzie miał tylko jeden, konkretny adres do kontaktu z administracją, a wraz z nim odpowiednio zabezpieczoną skrzynkę e-doręczeniową. W przypadku jeśli dany podmiot zdecyduje się na dostarczenie korespondencji w drodze e-doręczenia, zostanie wystawiony dowód nadania oraz otrzymania przedmiotowej korespondencji, a wszelkie adresy podmiotów publicznych znajdą się w Bazie Adresów Elektronicznych prowadzonej przez Ministra właściwego do spraw informatyzacji. Warto wspomnieć, że zgodnie z art. 7 ust. 1 omawianej ustawy, wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres.
Warto jednak zaznaczyć, że wprowadzenie do polskiego porządku prawnego usługi e-doręczeń nie wyklucza nadania czy otrzymywania korespondencji, jak dotychczas, w wersji papierowej, dla osób które nie będą miały skrzynki elektronicznej lub nie wyrażą zgody na nadanie lub otrzymywanie korespondencji drogą elektroniczną. Ponadto, zgodnie z art. 6 ustawy, wyłączenie możliwości stosowania e-doręczeń może mieć miejsce w przypadku konieczności doręczenia niepodlegającego przekształceniu dokumentu utrwalonego w postaci innej niż elektroniczna lub rzeczy, z powodu ważnego interesu publicznego, w szczególności bezpieczeństwa państwa, obronności lub porządku publicznego oraz w przypadku ograniczeń techniczno-organizacyjnych wynikających z objętości korespondencji, czy innych przyczyn mających charakter techniczny. Podmioty takie będą mogły korzystać z wprowadzonej usługi hybrydowej, która będzie polegać na wysyłaniu pism urzędowych drogą elektroniczną i odbieraniu ich w zwykłej tradycyjnej formie pisemnej z urzędu danego operatora.
Nie należy zapominać, że niektóre podmioty będą z góry zobligowane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. Zgodnie z art. 9 oczekującej ustawy o doręczeniach elektronicznych podmiotami takimi będą osoby zaufania publicznego na przykład adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, czy podmiot niepubliczny wpisany do CEIDG. Do posiadania adresu elektronicznego będą również zobowiązani przedsiębiorcy – zarówno osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jak również podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego.
Usługa e-doręczeń będzie wykorzystywana zarówno w postępowaniu cywilnym, administracyjnym, jak również karnym.
Wprowadzenie usługi e-doręczeń w znacznym stopniu przyczyni się do skrócenia czasu obiegu dokumentacji administracyjnej, obniży koszty postępowania i czas trwania samych postępowań. Należy jednak pamiętać, że aby w sposób efektywny zastosować usługę e-doręczeń wszystkie podmioty powinny jak najszybciej dostosować swoje systemy informatyczne, bądź dokonać ich aktualizacji oraz wyodrębnić adresy elektroniczne, z których będą korzystać.
Comments